Definition, Bedeutung

Ein Arbeitsablauf oder englisch Workflow ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. Damit ist die Definition des Begriffes Workflow der Definition des Geschäftsprozesses sehr ähnlich weshalb beide Begriffe in der Praxis oft synonym verwendet werden. Der Unterschied zu einem Geschäftsprozess liegt in der eher operativen-technischen Sichtweise auf die zu unterstützenden Prozesse begründet. Im Gegensatz dazu betont der Geschäftsprozess eher eine strategisch-kundenbezogene Sicht auf elementare betriebswirtschaftliche Funktionen (wie z.B. ein Verkaufsprozess). Dabei kann ein IT-System einen Ablauf unterstützen, ihn mit notwendigen Daten versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus abwickeln. Analyse und Definition von Arbeitsabläufen können aber auch ohne jeden Bezug zu einem Rechnersystem erfolgen.

Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter, sondern vielmehr eine mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung. In Abgrenzung vom Geschäftsprozess wird dabei detailliert auf die operative Ebene eingegangen. Idealerweise zerlegt die Arbeitsablauf-Beschreibung den Prozess in (auf IT-Ebene) eindeutige Bestandteile, die in deterministischer Beziehung zueinander stehen.

Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in betriebliche Arbeitsabläufe sicherzustellen. Hierzu wird ein Workflow-Management-System eingesetzt: Ein Softwaresystem, das die Durchführung von Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt. Die Aufgabe eines Workflow-Managementsystems lässt sich so ausdrücken: Es geht darum zu koordinieren, wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet.

Standards für Workflow-Beschreibung oder -Verarbeitung werden international u. a. von der Workflow Management Coalition formuliert

Silbentrennung

Die Silben von dem Wort 'workflow' trennt man wie folgt:

• Work|flow